Allmänna företagsvillkor för Ekenäs Havshotell

Gällande konferenser, gruppbokningar, logi och övriga arrangemang.

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller att det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor ska gälla. Villkoren anses även gälla om en länk till dem har bifogats i Ekenäs Havshotells mejlsignatur till beställaren vid beställning.

​

1. Definitioner

• Arrangemang: När lokaler tillhandahålls med eller utan logi och/eller förtäring (t.ex. för konferens, eller vid grupp- och festvåningsbeställning). Gruppbokningar av logi med eller utan frukost räknas som en gruppbokning.

• Beställare: Den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget.

• Leverantör: Med leverantör avses i dessa villkor Ekenäs Havshotell.

• Beställnings värde: Avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, samt priset för eventuella särskilt beställda tjänster.

• Bokningsförmedlare: Ett företag som förmedlar arrangemangsbokningar inklusive eller exklusive förmedling av betalning för bokningen.

 

2. Beställning

Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. Ekenäs Havshotell ska bekräfta mottagandet av en beställning skriftligt.

 

3. Förskott och kredit

Normalfallet är betalning mot faktura efter avslutat arrangemang (se punkt 7 nedan). Sedvanlig kreditprövning kan förekomma innan bokningen bekräftas.

 

4. Särskilda önskemål vid beställning

Har beställaren särskilda önskemål gällande t.ex. specialkost, husdjur m.m. ska detta framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang på Ekenäs Havshotell.

 

5. Värdefull egendom

Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i Ekenäs Havshotells förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa hotellet om detta. Vid stöld eller liknande är Ekenäs Havshotell ersättningsskyldigt endast om hotellet genom skriftlig bekräftelse uttryckligen har åtagit sig att ansvara för egendomen.

 

6. Avbeställning

Om inget annat avtalats gäller följande:

• Avbeställning ska alltid ske skriftligt.

• Senare än 4 veckor före ankomst: Beställaren ersätter Ekenäs Havshotell med 50 % av beställningens värde.

• Senare än 2 veckor före ankomst: Beställaren ersätter Ekenäs Havshotell med 100 % av beställningens värde.

• Vid avbeställning av en del av en beställning avser ersättningen den avbeställda delen.

Särskilda avbokningsvillkor för arrangemang över 50 personer:

Om inget annat avtalats gäller följande vid avbokning av hela eventet/konferensen:

• Mellan 8 och 4 veckor innan ankomst: Debiteras 50 % av totalsumman.

• Senare än 4 veckor innan ankomst: Debiteras 100 % av totalsumman.

• Mellan 1 vecka och ankomst: Enstaka personer kan avbokas utan kostnad.

• Mindre än 1 vecka innan ankomst: Full betalning för avtalat antal deltagare gäller.

Ombokning:

Kostnadsfri ombokning av eventet till ett nytt datum inom 1 år kan ske fram till senast 2 veckor innan det ursprungliga ankomstdatumet. Vid ombokning sker fakturering och betalning som om bokningen hade genomförts vid ursprungsdatumet. Detta gäller även för kombinerade bokningsnummer.

 

6b. Invändningar mot faktura

Eventuella invändningar mot fakturan måste göras inom 10 dagar från fakturadatum. Annars förverkas rätten till eventuell rättelse.

 

7. Betalning

Beställaren är ansvarig för samtliga kostnader som uppkommer enligt beställningen. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta i förväg godkännas av Ekenäs Havshotell. Uteblir deltagare från en beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset.

Betalning ska ske enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura ska beställaren utge full likvid inom 15 dagar från fakturans datum. Om betalningsfristen överskrids har Ekenäs Havshotell rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

 

8. Reservation för prisändringar

a) Om Ekenäs Havshotell vill reservera sig för prishöjningar ska detta tydligt anges i den skriftliga bekräftelsen av mottagandet av beställningen.

b) Ekenäs Havshotell ska omgående informera beställaren när eventuella pristillägg sker.

 

9. Force Majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför Ekenäs Havshotells kontroll – såsom myndighetspålagor, epidemier, pandemier osv. – berättigar Ekenäs Havshotell att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd. I dessa fall erbjuds endast ombokning till ett nytt eventdatum från Ekenäs Havshotell.

​

10. Ansvar för egendom och vållande av skada

Ekenäs Havshotell har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum eller i anläggningens lokaler. Skulle det visa sig att Ekenäs Havshotell eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt, eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar Ekenäs Havshotell för den förkomna/skadade egendomen.

Ekenäs Havshotell ansvarar också för egendom som förvaras i låsta förvaringsutrymmen (låsta av hotellet), under förutsättning att egendomen inte är av särskilt högt värde (se punkt 5). Beställaren är å sin sida ansvarig för all skada som denne själv, eller dess deltagare, genom försummelse vållar Ekenäs Havshotell.

​

11. Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter gällande konferenser och övriga arrangemang, står Visitas ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Som medlemsföretag i Visita har Ekenäs Havshotell förbundit sig att följa ansvarsnämndens beslut.

Ekenäs Havshotell äger även rätt att nyttja inkasso, vilket är likställt med domstol vid tvister.

​

12. Bokning genom förmedlare

Om bokning och betalning sker genom en bokningsförmedlare ska detta bolag, utan dröjsmål, hålla Ekenäs Havshotells pengar avskilda på ett separat konto till dess att utbetalning skett till hotellet. Bokningsförmedlaren ska även vara redovisningsskyldig gentemot Ekenäs Havshotell för de pengar bolaget mottagit för hotellets räkning.

​

​